保管链记录表的字段设计
保管链记录表的字段设计决定后续能否自动化核对：把证据编号、容器编号与校验值设计成可检索字段，对账就从人工翻纸变成一次比对。字段一旦确定就不要中途更改，因为历史记录会与新字段对不上，反而制造出新的混乱。记录表通常电子与纸质并存，两者以编号为键定期核对，任何一处不一致都要在移交前查清，事后发现差异往往已经无法还原出问题的环节。
基本信息
| 必填字段 | 证据编号、名称、容器号、采集时间、采集人 |
|---|---|
| 校验字段 | 哈希算法、哈希值、复算时间 |
| 位置字段 | 存放位置精确到柜格，便于快速定位 |
| 复算时点 | 采集后与入库前各记录一次校验值 |
典型使用场景
- 移交与入库时逐项核对清单与记录表
- 案件周期较长时定期核对电子与纸质记录
- 复核阶段重现某件证据的流转路径
- 对外提交材料时导出可读的记录摘要
- 复盘时统计各环节耗时与问题集中点
字段示例
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| evidence_id | 独立起始编号，如 CASE01-E003 |
| container_id | 封存容器或介质编号 |
| hash | SHA-256，采集后与入库前各记一次 |
| location | 存放位置，精确到柜格 |
| handler | 经手人，配合时间形成流转路径 |
字段设计读法
| 字段 | 设计要点 | 缺口后果 |
|---|---|---|
| 证据编号 | 唯一且连续，作为引用主键 | 报告与介质无法对应 |
| 容器编号 | 与封存标签上的编号一致 | 介质与证据关系难以还原 |
| 哈希值 | 写清算法并记录两次复算 | 完整性无法验证 |
| 存放位置 | 精确到柜格并可核对 | 盘点与检索耗时大幅增加 |
编号规则在项目开始时就定好，中途改动会让历史记录与新记录对不上；确需调整时应保留旧编号字段并把映射关系写进记录说明。
缺少容器号时，介质与证据的对应关系难以还原，遇到同型号介质混放的情况将无法确定哪块属于哪件证据。