商务邮件按 BLUF 写
BLUF（Bottom Line Up Front）把结论或请求放在第一段，背景放第二段，最后给行动项与时间点。收件人决定语气与详略：对外客户用正式称呼、不出现内部代号；对内同事可以更短更直接。提示里要显式限定段落结构与字数，否则模型习惯先铺垫再进正题，重要的时间点被埋在第三段。
基本信息
| 结构 | 结论/请求 → 原因（不超过 3 句）→ 行动项与时间点 |
|---|---|
| 受众 | 对外客户与对内同事使用不同称呼与细节层级 |
| 字数 | 常用 200 字以内，需在提示中写明 |
| 禁止项 | 内部代号、工单号、内部工具名不得出现在对客邮件 |
典型使用场景
- 延期通知：第一段直接给新时间点，第二段给原因且不甩锅
- 故障通报：先说影响范围与恢复时间，再给后续动作
- 需求澄清：把需要对方确认的 2-3 个问题列成清单
- 对外报价：结论是金额与有效期，背景放服务范围说明
- 内部协作：直接写明要谁在什么时候前做什么
邮件模板
邮件模板
给客户写一封上线延期通知邮件：
- 第 1 段直接说结论与新时间点
- 第 2 段给原因（不超过 3 句，不甩锅）
- 第 3 段列客户需要做的事（如果有）与联系人
- 语气：正式、简洁；全文 200 字以内
# 对客邮件禁止出现内部代号、工单号与内部工具名
# 需要对方行动时写清“谁在何时前做什么”
# 主题行单独给出，包含关键结论与时间点
背景资料：<facts>……</facts>段落与检查点
| 段落 | 写什么 | 检查点 |
|---|---|---|
| 第 1 段 | 结论或请求 | 是否在第一句就给出关键信息 |
| 第 2 段 | 简短原因 | 是否不超过 3 句、有无推责表述 |
| 第 3 段 | 行动项与联系人 | 是否写清谁在何时前做什么 |
| 主题行 | 结论 + 时间点 | 是否含内部代号 |
不写字数与段落结构时，模型容易先铺垫再进正题；明确「第 1 段给结论」是压掉寒暄的最有效约束。
对客邮件里出现内部代号或工单号属于信息外泄，提示中要列为禁止项，并在输出后做一次关键词检查。